Kako spremiti Excel list kao PDF

Spremanje Excel proračunske tablice kao PDF-a može biti zbunjujuće, a gotova datoteka često izgleda drugačije od onoga kako želimo da bude predstavljena. Evo kako spremiti list kao čitljivu čistu PDF datoteku.

Excel datoteke kao PDF datoteke

Postoji mnogo scenarija kada biste možda željeli Excel dokument spremiti kao PDF datoteku umjesto kao proračunsku tablicu. Na primjer, ako želite poslati samo određeni dio većeg lista ili ne želite da ga je moguće uređivati. Međutim, pretvaranje Excel datoteke u PDF može biti pomalo nezgodno.

Excel proračunske tablice često ne smatramo dokumentima s obrubima, stranicama i marginama. Međutim, što se tiče pretvaranja ovih datoteka u PDF dokumente koji se mogu čitati, ispisivati ​​ili distribuirati drugima, toga biste trebali biti svjesni. Vaša datoteka trebala bi biti čitljiva i razumljiva, bez slučajnih zalutalih stupaca na drugim stranicama ili premalih veličina ćelija za čitanje.

Evo kako pretvoriti proračunsku tablicu u PDF dokument koji se može predstaviti i ispisati.

Postavljanje stranice

Ako koristite Office 2008 ili noviji, idite na karticu Izgled stranice. Ovdje ćete vidjeti nekoliko opcija grupiranih u odjeljku Postavljanje stranice. Evo prva tri:

  • Margine:  koliko je velik razmak između ruba dokumenta i prve ćelije
  • Orijentacija:  želite li da vaša gotova datoteka bude u vodoravnom ili uspravnom položaju
  • Veličina:  veličina stranice vašeg gotovog dokumenta

Oni rade uglavnom isto kao što rade u Word dokumentu, pa ih postavite na temelju toga kako želite da izgleda vaš gotov PDF. Imajte na umu da je većina proračunskih tablica programa Excel čitljivija u vodoravnoj orijentaciji nego u portretnim, osim ako imate vrlo malo stupaca. Listovi koji se spremaju u portretu imaju stupce koji padaju izvan završnog područja ispisa, što vašem dokumentu može otežati navigaciju i čitanje.

Uz to, konačnom rasporedu možete dodati zaglavlje i podnožje. Kliknite strelicu u donjem desnom kutu odjeljka Postavljanje stranice, a zatim kliknite karticu Zaglavlje / Podnožje. Možete odabrati jednu od generiranih opcija sustava Office ili stvoriti vlastitu pomoću značajke "Prilagodi".

Također možete promijeniti pozadinu ispisa. Da biste to učinili, kliknite gumb Pozadina u programu Postavljanje stranice. Možete odabrati sliku s prijenosnog računala ili iz oblaka, a ta će slika biti popločana na cijelom vašem listu.

Utvrđivanje područja ispisa i postavljanje

Zatim trebate odrediti koje će područje biti pretvoreno u PDF, kao i koliko će redaka i stupaca biti na svakoj stranici.

Prvi način definiranja područja je pomoću klika i povlačenja za odabir svih ćelija koje želite u dokumentu. Nakon toga idite na Postavljanje stranice> Područje ispisa> Postavi područje ispisa. To će stvoriti tanku sivu liniju oko cijelog područja koje će se ispisati. Kada izradite PDF, neće biti uključeno sve izvan ovog područja. Stanice možete unijeti i ručno klikom na strelicu u donjem lijevom kutu i odlaskom na Listovi> Područje ispisa.

Slično kao Microsoft Word, također možete stvoriti prijelome stranica za segmentiranje različitih tablica. Ovi prijelomi stranica mogu biti vodoravni i okomiti. Idite do ćelije u koju želite postaviti prijelom stranice, kliknite karticu "Izgled stranice" na vrpci i odaberite Postavljanje stranice> Prijelomi stranice> Umetni prijelom stranice. To će stvoriti prekid točno iznad i lijevo od vaše trenutne ćelije.

Još jedna važna stvar je definirati opciju Scale to Fit. Desno od Postavljanje stranice vidjet ćete tri opcije: Širina, Visina i Mjerilo. Opcije Širina i Visina omogućuju vam da odredite na koliko će se stranica prikazivati ​​retci ili stupci vaše tablice. Na primjer, ako imate puno redaka, ali samo nekoliko stupaca, idealno je postaviti Širinu na jednu stranicu. Razmjer će, s druge strane, odrediti ukupnu veličinu cijelog vašeg područja ispisa.

Opcije lista

Posljednji izbornik na koji biste trebali obratiti pažnju su Opcije lista. To su postavke koje utječu na izgled vašeg posljednjeg ispisanog lista. Da biste pristupili opcijama punog lista, kliknite strelicu u donjem lijevom kutu odjeljaka Opcije lista.

Evo pregleda različitih prilagodbi koje možete izvršiti na ovom izborniku:

  • Ispis naslova:  Možete zamrznuti određene retke i stupce lista na mjestu tako da se pojavljuju na svakoj stranici, poput zaglavlja i naljepnica.
  • Gridlines: Ovo vam omogućuje da postavite hoće li se mrežne linije prikazivati ​​ili ne, a to su crte između ćelija koje se pojavljuju kada na njima nema obojenih obruba.
  • Naslovi:  Ovo vam omogućuje prikaz naslova koji su fiksne abecedne (A, B, C) i numeričke (1, 2, 3) oznake na x-osi i y-osi Excel proračunskih tablica.
  • Komentari, bilješke i pogreške: Ovo prikazuje ugrađene komentare, bilješke i upozorenja o pogreškama u završnom dokumentu.
  • Nalog za ispis:  ovo vam omogućuje da postavite hoćete li stvoriti dokument koji ide prema dolje ili prvo udesno.

U ovom izborniku možete otići na zaslon Pregled ispisa, gdje možete uvid u svoj konačni dokument. Na zaslon možete ići i prečacem Ctrl + P.

POVEZANO: Kako ispisati radni list s komentarima u Excelu

Spremanje ili ispis u PDF-u

Ako je vaš dokument ispravno formatiran i spreman za rad, dva su načina na koja možete stvoriti PDF.

Da biste datoteku spremili kao PDF u Excelu, otvorite dijaloški okvir Spremi kao i odaberite PDF s padajućeg izbornika "Spremi kao vrstu". Možete i otići na Izvoz> Izvoz u XPS / PDF. Odavde imate nekoliko mogućnosti. Možete odlučiti želite li datoteku optimizirati za Standardnu ​​ili Minimalnu, što će odrediti konačnu kvalitetu i veličinu datoteke dokumenta. Zatim možete kliknuti "Opcije" da biste odabrali područje za objavljivanje:

  • Odabir:  trenutne stanice koje ste odabrali
  • Aktivni listovi:  trenutni list u kojem se nalazite
  • Cijele radne bilježnice:  sve radne bilježnice u trenutnoj datoteci na kojoj radite
  • Tablica:  Definirana tablica koju ste kreirali putem programa Microsoft Excel

Također se možete odlučiti zanemariti u potpunosti postavljeno područje ispisa.

Datoteku možete ispisati i kao PDF. Microsoft ima ugrađeni PDF pisač pod nazivom Microsoft Print to PDF koji možete odabrati na padajućem izborniku pisača. Ako imate drugi PDF pogon, poput Adobe PDF, Foxit ili PDF Xchange, možete koristiti i jedan od njih. Prije nego što kliknete "Ispis", pregledajte pregled ispisa kako biste se uvjerili da sve izgleda ispravno.

POVEZANO: Kako ispisati u PDF u sustavu Windows: 4 savjeta i trikova