Kako zaštititi radne knjige, radne listove i ćelije od uređivanja u programu Microsoft Excel

Naporno ste radili na proračunskoj tablici. Ne želite da to netko zabrlja. Srećom, Excel nudi neke prilično dobre alate za sprečavanje ljudi da uređuju razne dijelove radne knjige.

Zaštita u programu Excel temelji se na lozinci i događa se na tri različite razine.

  • Radna bilježnica: Imate nekoliko mogućnosti za zaštitu radne knjižice. Možete ga šifrirati lozinkom kako biste ograničili tko ga uopće može otvoriti. Datoteku prema zadanim postavkama možete učiniti otvorenom samo za čitanje, tako da se ljudi moraju odlučiti za njezino uređivanje. I štite strukturu radne knjige tako da je svatko može otvoriti, ali treba joj lozinka za preuređivanje, preimenovanje, brisanje ili stvaranje novih radnih listova.
  • Radni list: Možete zaštititi podatke na pojedinačnim radnim listovima od promjene.
  • Ćelija: Također možete zaštititi samo određene ćelije na radnom listu od promjene. Tehnički ova metoda uključuje zaštitu radnog lista, a zatim omogućavanje određenim stanicama da budu izuzete od te zaštite.

Možete čak kombinirati zaštitu tih različitih razina za različite učinke.

Zaštitite cijelu radnu knjigu od uređivanja

Imate tri mogućnosti kada je u pitanju zaštita cijele Excel radne knjige: šifriranje radne knjige lozinkom, radna knjiga samo za čitanje ili zaštita samo strukture radne knjige.

Šifrirajte radnu knjigu lozinkom

Za najbolju zaštitu datoteku možete šifrirati lozinkom. Kad god netko pokuša otvoriti dokument, Excel ga prvo zatraži lozinku.

Da biste ga postavili, otvorite Excel datoteku i krenite na izbornik Datoteka. Prema zadanim postavkama vidjet ćete kategoriju "Informacije". Kliknite gumb "Zaštiti radnu knjigu", a zatim na padajućem izborniku odaberite "Šifriraj lozinkom".

U prozor za šifriranje dokumenta koji se otvori upišite lozinku i kliknite "U redu".

Napomena:  Obratite pažnju na upozorenje u ovom prozoru. Excel ne pruža nikakav način za oporavak zaboravljene lozinke, pa se pobrinite da koristite onu koju ćete pamtiti.

Ponovno upišite lozinku za potvrdu, a zatim kliknite "U redu".

Vratit ćete se na svoj Excel list. No, nakon što ga zatvorite, pri sljedećem otvaranju Excel će zatražiti da unesete lozinku.

Ako ikada poželite ukloniti zaštitu lozinkom iz datoteke, otvorite je (što naravno zahtijeva da navedete trenutnu lozinku), a zatim slijedite iste korake koje ste koristili za dodjelu lozinke. Samo ovaj put polje za lozinku učinite praznim, a zatim kliknite "U redu".

Neka radna knjiga bude samo za čitanje

Otvoriti radnu knjigu kao samo za čitanje vrlo je jednostavno. Ne nudi nikakvu stvarnu zaštitu jer svatko tko otvori datoteku može omogućiti uređivanje, ali može poslužiti kao prijedlog za oprez pri uređivanju datoteke.

Da biste ga postavili, otvorite Excel datoteku i krenite na izbornik Datoteka. Prema zadanim postavkama vidjet ćete kategoriju "Informacije". Kliknite gumb "Zaštiti radnu knjigu", a zatim na padajućem izborniku odaberite "Šifriraj lozinkom".

Sad, kad god netko (uključujući vas) otvori datoteku, dobiva upozorenje u kojem stoji da bi autor datoteke radije otvorio datoteku samo za čitanje, osim ako ne mora unijeti promjene.

Da biste uklonili postavku samo za čitanje, vratite se na izbornik Datoteka, ponovno pritisnite gumb "Zaštiti radnu knjigu" i isključite postavku "Uvijek otvori samo za čitanje".

Zaštitite strukturu radne knjige

Konačni način na koji možete dodati zaštitu na razini radne knjige je zaštita strukture radne knjige. Ova vrsta zaštite sprječava ljude koji nemaju lozinku da vrše promjene na razini radne knjige, što znači da neće moći dodavati, uklanjati, preimenovati ili premještati radne listove.

Da biste ga postavili, otvorite Excel datoteku i krenite na izbornik Datoteka. Prema zadanim postavkama vidjet ćete kategoriju "Informacije". Kliknite gumb "Zaštiti radnu knjigu", a zatim na padajućem izborniku odaberite "Šifriraj lozinkom".

Upišite lozinku i kliknite "U redu".

Potvrdite lozinku i kliknite "U redu".

Svatko i dalje može otvoriti dokument (pod pretpostavkom da radnu knjigu također niste šifrirali lozinkom), ali neće imati pristup strukturnim naredbama.

Ako netko zna lozinku, pristup tim naredbama može dobiti prebacivanjem na karticu "Review" i klikom na gumb "Protect Workbook".

Tada mogu unijeti lozinku.

I strukturne naredbe postaju dostupne.

Važno je, međutim, razumjeti da ova radnja uklanja zaštitu strukture radne knjige iz dokumenta. Da biste ga vratili, morate se vratiti na izbornik datoteka i ponovo zaštititi radnu knjigu.

Zaštitite radni list od uređivanja

Također možete zaštititi pojedine radne listove od uređivanja. Kada zaštitite radni list, Excel zaključava sve stanice od uređivanja. Zaštita vašeg radnog lista znači da nitko ne može uređivati, formatirati ili brisati sadržaj.

Kliknite karticu "Pregled" na glavnoj vrpci programa Excel.

Kliknite "Zaštiti list".

Unesite lozinku kojom biste u budućnosti htjeli otključati list.

Odaberite dopuštenja koja želite da korisnici imaju za radni list nakon što se zaključa. Na primjer, možda ćete htjeti dopustiti ljudima oblikovanje, ali ne i brisanje redaka i stupaca.

Kliknite "U redu" kada završite s odabirom dozvola.

Ponovo unesite lozinku koju ste stvorili kako biste potvrdili da se sjećate i kliknite "U redu".

Ako trebate ukloniti tu zaštitu, idite na karticu "Review" i kliknite gumb "Unprotect Sheet".

Upišite lozinku, a zatim kliknite "U redu".

Vaš je list sada nezaštićen. Imajte na umu da je zaštita u potpunosti uklonjena i da ćete list morati ponovno zaštititi ako želite.

Zaštitite određene stanice od uređivanja

Ponekad ćete možda htjeti zaštititi određene stanice od uređivanja u programu Microsoft Excel. Na primjer, možda imate važnu formulu ili upute koje želite zaštititi. Bez obzira na razlog, možete jednostavno zaključati samo određene ćelije u programu Microsoft Excel.

Započnite odabirom ćelija za koje ne želite da budu zaključane. Moglo bi se činiti nerazumljivim, ali hej, to je Office za vas.

Sada desnom tipkom miša kliknite odabrane ćelije i odaberite naredbu "Format Cells".

U prozoru Format Cells prebacite se na karticu “Protection”.

Poništite potvrdni okvir "Zaključano".

A zatim kliknite "U redu".

Sad kad ste odabrali stanice za koje želite dopustiti uređivanje, možete zaključati ostatak radnog lista slijedeći upute u prethodnom odjeljku.

Imajte na umu da prvo možete zaključati radni list, a zatim odabrati ćelije koje želite otključati, ali Excel zbog toga može biti malo nespreman. Ova metoda odabira ćelija koje želite ostati otključane, a zatim zaključavanja lista djeluje bolje.