Kako automatski ispuniti sekvencijalne podatke u Excel pomoću ručke za popunjavanje

Ručka za popunjavanje u programu Excel omogućuje vam automatsko popunjavanje popisa podataka (brojeva ili teksta) u retku ili stupcu jednostavnim povlačenjem ručice. To vam može uštedjeti puno vremena prilikom unosa sekvencijalnih podataka u velike radne listove i učiniti vas produktivnijima.

Umjesto da iznova i iznova ručno unosite brojeve, vremena ili čak dane u tjednu, možete upotrijebiti značajke Automatskog popunjavanja (ručica za popunjavanje ili naredba Popuni na vrpci) za popunjavanje ćelija ako vaši podaci slijede obrazac ili se temelje podaci u drugim stanicama. Pokazat ćemo vam kako ispuniti razne vrste niza podataka pomoću značajki automatskog popunjavanja.

Ispunite linearni niz u susjedne ćelije

Jedan od načina korištenja ručke za popunjavanje je unos niza linearnih podataka u red ili stupac susjednih ćelija. Linearni niz sastoji se od brojeva gdje se sljedeći broj dobiva dodavanjem vrijednosti "koraka" broju prije njega. Najjednostavniji primjer linearnog niza je 1, 2, 3, 4, 5. Međutim, linearni niz može biti i niz decimalnih brojeva (1,5, 2,5, 3,5 ...), smanjujući brojeve za dva (100, 98, 96 …), Ili čak negativni brojevi (-1, -2, -3). U svakoj linearnoj seriji dodajete (ili oduzimate) istu vrijednost koraka.

Recimo da želimo stvoriti stupac sekvencijalnih brojeva, povećavajući se za jedan u svakoj ćeliji. Možete upisati prvi broj, pritisnuti Enter da biste došli do sljedećeg retka u tom stupcu, te unijeti sljedeći broj itd. Vrlo zamorno i dugotrajno, posebno za velike količine podataka. Uštedjet ćemo si malo vremena (i dosade) koristeći ručku za popunjavanje kako bismo popunili stupac linearnim nizom brojeva. Da biste to učinili, upišite 1 u prvu ćeliju u stupcu, a zatim odaberite tu ćeliju. Primijetili ste zeleni kvadrat u donjem desnom kutu odabrane ćelije? To je ručka za punjenje.

Kad mišem prijeđete preko ručke za punjenje, ona se pretvara u crni znak plus, kao što je prikazano dolje.

S crnim znakom plus preko ručke za popunjavanje, kliknite i povucite ručicu prema stupcu (ili desno preko reda) dok ne dosegnete broj ćelija koje želite ispuniti.

Kada otpustite tipku miša, primijetit ćete da je vrijednost kopirana u ćelije preko kojih ste povukli ručicu za popunjavanje.

Zašto nije ispunio linearni niz (1, 2, 3, 4, 5 u našem primjeru)? Prema zadanim postavkama, kada unesete jedan broj, a zatim upotrijebite ručku za popunjavanje, taj se broj kopira u susjedne ćelije, a ne povećava.

NAPOMENA: Da biste brzo kopirali sadržaj ćelije iznad trenutno odabrane ćelije, pritisnite Ctrl + D ili da biste kopirali sadržaj ćelije lijevo od odabrane ćelije, pritisnite Ctrl + R. Imajte na umu da kopiranje podataka iz susjedne ćelije zamjenjuje sve podatke koji su trenutno u odabranoj ćeliji.

Da biste zamijenili kopije linearnim nizom, kliknite gumb "Opcije automatskog popunjavanja" koji se prikazuje kada završite s povlačenjem ručke za popunjavanje.

Prva opcija, Kopiraj stanice, zadana je. Zbog toga smo na kraju dobili pet 1, a ne linearne serije 1–5. Da bismo popunili linearni niz, na skočnom izborniku odabiremo "Popunjava seriju".

Preostala četiri 1 zamijenjena su s 2–5 i popunjena je naša linearna serija.

To možete, međutim, učiniti bez odabira Fill Series iz izbornika Auto Fill Options. Umjesto da unesete samo jedan broj, prva dva broja unesite u prve dvije ćelije. Zatim odaberite te dvije ćelije i povucite ručku za popunjavanje dok ne odaberete sve ćelije koje želite ispuniti.

Budući da ste mu dali dva podatka, on će znati vrijednost koraka koji želite koristiti i u skladu s tim ispuniti preostale ćelije.

Također možete kliknuti i povući ručku za punjenje desnom tipkom miša umjesto lijevom. Još uvijek morate odabrati "Ispunite seriju" sa skočnog izbornika, ali taj se izbornik automatski prikazuje kada zaustavite povlačenje i otpustite desnu tipku miša, tako da ovo može biti zgodan prečac.

Ispunite linearnu seriju u susjedne ćelije pomoću naredbe za popunjavanje

Ako imate poteškoća s ručkom za popunjavanje ili jednostavno više volite koristiti naredbe na vrpci, možete upotrijebiti naredbu Ispunjavanje na kartici Početna da biste niz ispunili u susjedne ćelije. Naredba Ispunjavanje također je korisna ako ispunjavate velik broj ćelija, kao što ćete malo vidjeti.

Da biste upotrijebili naredbu Ispunjavanje na vrpci, unesite prvu vrijednost u ćeliju i odaberite tu ćeliju i sve susjedne ćelije koje želite popuniti (dolje ili gore u stupac ili lijevo ili desno preko reda). Zatim kliknite gumb "Popuni" u odjeljku Uređivanje kartice Početna.

Na padajućem izborniku odaberite "Series".

U dijaloškom okviru Series odaberite želite li seriju u redovima ili stupcima. U okviru Type za sada odaberite "Linearno". O opcijama Rast i Datum razgovarat ćemo kasnije, a opcija Automatsko popunjavanje jednostavno kopira vrijednost u ostale odabrane ćelije. Unesite "Vrijednost koraka" ili prirast za linearni niz. Za naš primjer, povećavamo brojeve u našoj seriji za 1. Kliknite "U redu".

Linearni niz popunjava se u odabranim ćelijama.

Ako imate stvarno dugačak stupac ili redak koji želite popuniti linearnom serijom, možete upotrijebiti vrijednost Stop u dijaloškom okviru Series. Da biste to učinili, unesite prvu vrijednost u prvu ćeliju koju želite upotrijebiti za seriju u redak ili stupac i ponovno kliknite "Ispunite" na kartici Početna. Pored opcija o kojima smo gore razgovarali, unesite vrijednost u okvir "Zaustavi vrijednost" koji želite kao zadnju vrijednost u nizu. Zatim kliknite "U redu".

U sljedećem primjeru stavimo 1 u prvu ćeliju prvog stupca i brojevi od 2 do 20 automatski će se unijeti u sljedećih 19 ćelija.

Ispunite linearnu seriju dok preskačete redove

Da bismo čitav radni list učinili čitljivijim, ponekad preskačemo retke, stavljajući prazne retke između redaka podataka. Iako postoje prazni redovi, ipak možete upotrijebiti ručku za popunjavanje kako biste linearnu seriju ispunili praznim redovima.

Da biste preskočili red prilikom popunjavanja linearne serije, unesite prvi broj u prvu ćeliju, a zatim odaberite tu ćeliju i jednu susjednu ćeliju (na primjer, sljedeću ćeliju dolje u stupcu).

Zatim povucite ručku za popunjavanje prema dolje (ili poprijeko) dok ne popunite željeni broj ćelija.

Kad završite s povlačenjem ručke za popunjavanje, vidjet ćete kako vaše linearne serije ispunjavaju svaki drugi redak.

Ako želite preskočiti više redaka, jednostavno odaberite ćeliju koja sadrži prvu vrijednost, a zatim odaberite broj redaka koje želite preskočiti odmah nakon te ćelije. Zatim povucite ručku za popunjavanje preko ćelija koje želite ispuniti.

Također možete preskočiti stupce kada popunjavate redove.

Ispunite formule u susjedne ćelije

Ručku za popunjavanje možete koristiti i za širenje formula u susjedne ćelije. Jednostavno odaberite ćeliju koja sadrži formulu koju želite popuniti u susjedne ćelije i povucite ručicu za popunjavanje prema ćelijama u stupcu ili preko ćelija u retku koji želite ispuniti. Formula se kopira u ostale stanice. Ako ste koristili relativne reference ćelija, one će se u skladu s tim promijeniti kako bi se odnosile na ćelije u njihovim odgovarajućim redovima (ili stupcima).

POVEZANO: Zašto su vam potrebne formule i funkcije?

Formule možete ispuniti i pomoću naredbe Fill na vrpci. Jednostavno odaberite ćeliju koja sadrži formulu i stanice koje želite ispuniti tom formulom. Zatim kliknite "Ispunite" u odjeljku Uređivanje kartice Početna i odaberite Dolje, Desno, Gore ili Lijevo, ovisno o smjeru u kojem želite ispuniti ćelije.

POVEZANO: Kako ručno izračunati samo aktivni radni list u Excelu

NAPOMENA: Kopirane formule neće se ponovno izračunati, osim ako nemate omogućen automatski izračun radne knjige.

Također možete koristiti tipkovne prečace Ctrl + D i Ctrl + R, kao što je prethodno rečeno, za kopiranje formula u susjedne ćelije.

Ispunite linearnu seriju dvostrukim klikom na ručku za punjenje

Linearni niz podataka možete brzo popuniti u stupac dvostrukim klikom na ručku za popunjavanje. Kada se koristi ovom metodom, Excel ispunjava ćelije u stupcu samo na temelju najdužeg susjednog stupca podataka na vašem radnom listu. Susjedni stupac u ovom kontekstu je svaki stupac koji Excel naiđe s desne ili lijeve strane stupca koji se popunjava, dok se ne postigne prazan stupac. Ako su stupci izravno s bilo koje strane odabranog stupca prazni, ne možete upotrijebiti metodu dvostrukog klika za popunjavanje ćelija u stupcu. Također, prema zadanim postavkama, ako neke stanice u rasponu stanica koje ispunjavate već imaju podatke, popunjavaju se samo prazne stanice iznad prve ćelije koja sadrži podatke. Na primjer, na donjoj slici nalazi se vrijednost u ćeliji G7, pa kada dvaput kliknete na ručku za popunjavanje na ćeliji G2, formula se kopira samo kroz ćeliju G6.

Ispunite seriju rasta (geometrijski uzorak)

Do sada smo raspravljali o popunjavanju linearnih serija, gdje se svaki broj u nizu izračunava dodavanjem vrijednosti koraka prethodnom broju. U nizu rasta ili geometrijskom uzorku, sljedeći se broj izračunava množenjem prethodnog broja s vrijednošću koraka.

Postoje dva načina za popunjavanje niza rasta, unosom prva dva broja i unosom prvog broja i vrijednosti koraka.

Prva metoda: Unesite prva dva broja u seriju rasta

Da biste popunili niz rasta pomoću prva dva broja, unesite dva broja u prve dvije ćelije retka ili stupca koji želite popuniti. Desnom tipkom miša kliknite i povucite ručku za popunjavanje preko onoliko stanica koliko želite ispuniti. Kad završite s povlačenjem ručke za popunjavanje preko ćelija koje želite popuniti, na skočnom izborniku koji se automatski prikazuje odaberite "Growth Trend"

NAPOMENA: Za ovu metodu morate unijeti dva broja. Ako to ne učinite, opcija Growth Trend bit će siva.

Excel zna da je vrijednost koraka 2 iz dva broja koja smo unijeli u prve dvije ćelije. Dakle, svaki sljedeći broj izračunava se množenjem prethodnog broja s 2.

Što ako želite započeti s brojem koji nije 1 pomoću ove metode? Na primjer, ako ste gornju seriju htjeli započeti s 2, u prve dvije ćelije unijeli biste 2 i 4 (jer je 2 × 2 = 4). Excel bi shvatio da je vrijednost koraka 2 i nastavio niz rasta od 4 množeći svaki sljedeći broj s 2 da bi dobio sljedeći na redu.

Druga metoda: Unesite prvi broj u niz rasta i navedite vrijednost koraka

Da biste popunili niz porasta na temelju jednog broja i vrijednosti koraka, unesite prvi broj (ne mora biti 1) u prvu ćeliju i povucite ručicu za popunjavanje preko ćelija koje želite ispuniti. Zatim na skočnom izborniku koji se automatski prikazuje odaberite "Series".

U dijaloškom okviru Series odaberite želite li ispunjavati serije u redove ili stupce. U odjeljku Vrsta odaberite: "Rast". U okvir "Vrijednost koraka" unesite vrijednost kojom želite pomnožiti svaki broj da biste dobili sljedeću vrijednost. U našem primjeru želimo pomnožiti svaki broj s 3. Kliknite "U redu".

Niz rasta popunjava se u odabranim ćelijama, svaki sljedeći broj je tri puta veći od prethodnog broja.

Ispunite seriju pomoću ugrađenih predmeta

Do sada smo opisali kako ispuniti niz brojeva, linearnih i rastnih. Pomoću ručke za popunjavanje serije možete ispuniti i stavkama poput datuma, dana u tjednu, radnim danima, mjesecima ili godinama. Excel ima nekoliko ugrađenih serija koje može automatski ispuniti.

Sljedeća slika prikazuje neke serije koje su ugrađene u Excel, proširene po redovima. Stavke podebljane i crvene su početne vrijednosti koje smo unijeli, a ostatak stavki u svakom retku vrijednosti su proširene serije. Te se ugrađene serije mogu popuniti pomoću ručke za punjenje, kao što smo prethodno opisali za linearne i rastuće serije. Jednostavno unesite početne vrijednosti i odaberite ih. Zatim povucite ručicu za popunjavanje preko željenih ćelija koje želite ispuniti.

Ispunite niz datuma pomoću naredbe za popunjavanje

Prilikom popunjavanja niza datuma, možete upotrijebiti naredbu Fill na vrpci da odredite priraštaj koji ćete koristiti. Unesite prvi datum u svojoj seriji u ćeliju i odaberite tu ćeliju i ćelije koje želite popuniti. U odjeljku Uređivanje kartice Početna kliknite "Ispunite", a zatim odaberite "Serija".

U dijaloškom okviru Series, opcija Series in se automatski odabire kako bi odgovarala skupu odabranih ćelija. Vrsta se također automatski postavlja na Datum. Da biste odredili priraštaj koji ćete koristiti prilikom popunjavanja serije, odaberite jedinicu datuma (dan, dan u tjednu, mjesec ili godina). Navedite vrijednost Korak. Seriju želimo popuniti svakim radnim danom, pa kao vrijednost koraka unosimo 1. Kliknite "U redu".

Serija je popunjena datumima koji su samo radnim danima.

Ispunite seriju pomoću prilagođenih predmeta

Seriju možete ispuniti i vlastitim prilagođenim stavkama. Recimo da vaša tvrtka ima urede u šest različitih gradova i da ta imena gradova često upotrebljavate u svojim Excel radnim listovima. Popis gradova možete dodati kao prilagođeni popis koji će vam omogućiti upotrebu ručke za popunjavanje za popunjavanje niza nakon što unesete prvu stavku. Da biste stvorili prilagođeni popis, kliknite karticu "Datoteka".

Na pozadini zaslona kliknite "Opcije" na popisu stavki s lijeve strane.

Kliknite "Napredno" na popisu stavki s lijeve strane dijaloškog okvira programa Excel Options.

Na desnoj ploči pomaknite se dolje do odjeljka Općenito i kliknite gumb "Uredi prilagođene popise".

Nakon što otvorite dijaloški okvir Prilagođeni popisi, postoje dva načina za popunjavanje niza prilagođenih stavki. Seriju možete temeljiti na novom popisu stavki koje izradite izravno u dijaloškom okviru Prilagođeni popisi ili na postojećem popisu koji je već na radnom listu u vašoj trenutnoj radnoj knjizi. Pokazat ćemo vam obje metode.

Prva metoda: Ispunite prilagođenu seriju na temelju novog popisa predmeta

U dijaloškom okviru Prilagođeni popisi provjerite je li odabran NOVI POPIS u okviru Prilagođeni popisi. Kliknite okvir "Unosi na popisu" i unesite stavke na svoje prilagođene popise, jednu stavku u redak. Stavke unesite redoslijedom kojim želite da se popunjavaju u ćelije. Zatim kliknite "Dodaj".

Prilagođeni popis dodaje se u okvir Prilagođeni popisi, gdje ga možete odabrati tako da ga možete uređivati ​​dodavanjem ili uklanjanjem stavki iz okvira Unosi popisa i ponovnim klikom na „Dodaj“ ili popis možete izbrisati klikom na „Izbriši“. Kliknite "U redu".

Kliknite "U redu" u dijaloškom okviru programa Excel Options.

Sada možete utipkati prvu stavku na svom prilagođenom popisu, odabrati ćeliju koja sadrži tu stavku i povući ručicu za popunjavanje preko ćelija koje želite popuniti popisom. Vaš se prilagođeni popis automatski popunjava u ćelije.

Druga metoda: Ispunite prilagođenu seriju na temelju postojećeg popisa predmeta

Možda svoj prilagođeni popis pohranite na zaseban radni list u svojoj radnoj knjizi. Popis možete uvesti s radnog lista u dijaloški okvir Prilagođeni popisi. Da biste stvorili prilagođeni popis na temelju postojećeg popisa na radnom listu, otvorite dijaloški okvir Prilagođeni popisi i provjerite je li odabran NOVI POPIS u okviru Prilagođeni popisi, baš kao i kod prve metode. Međutim, za ovu metodu kliknite gumb raspona ćelija s desne strane okvira "Uvezi popis iz ćelija".

Odaberite karticu radnog lista koji sadrži vaš prilagođeni popis na dnu prozora programa Excel. Zatim odaberite ćelije koje sadrže stavke na vašem popisu. Ime radnog lista i raspon ćelija automatski se unose u okvir za uređivanje prilagođenih popisa. Ponovno pritisnite gumb raspona ćelija da biste se vratili u puni dijaloški okvir.

Sada kliknite "Uvezi".

Prilagođeni popis dodaje se u okvir Prilagođeni popisi i možete ga odabrati i urediti popis u okviru Unosi popisa, ako želite. Kliknite "U redu". Možete ispuniti stanice svojim prilagođenim popisom pomoću ručke za popunjavanje, baš kao što ste to učinili s prvom metodom gore.

Ručka za popunjavanje u programu Excel vrlo je korisna ako stvarate velike radne listove koji sadrže puno sekvencijalnih podataka. Možete si uštedjeti puno vremena i muke. Sretno punjenje!