Kako zaštititi dokumente i PDF datoteke lozinkom pomoću Microsoft Officea

Microsoft Office omogućuje vam šifriranje Officeovih dokumenata i PDF datoteka, čime nitko ne može ni pregledati datoteku ako nema lozinku. Moderne verzije sustava Office koriste sigurnu enkripciju na koju se možete pouzdati - pod pretpostavkom da postavite jaku lozinku.

Upute u nastavku primjenjuju se na Microsoft Word, PowerPoint, Excel i Access 2016, ali postupak bi trebao biti sličan u ostalim novijim verzijama Officea.

Koliko je sigurna zaštita lozinkom Microsoft Officea?

Značajke zaštite lozinke Microsoft Officea u prošlosti su se loše pogodile. Od sustava Office 95 do sustava Office 2003, shema šifriranja bila je vrlo slaba. Ako imate dokument zaštićen lozinkom pomoću sustava Office 2003 ili starije verzije, lozinku možete lako i brzo zaobići široko dostupnim softverom za razbijanje lozinki.

Uz Office 2007, Microsoft se ozbiljnije pozabavio sigurnošću. Office 2007 prebacio se na napredni standard šifriranja (AES) s 128-bitnim ključem. To se široko smatra sigurnim i znači da Office sada koristi stvarnu, snažnu enkripciju za zaštitu dokumenata kada postavite lozinku. Testirali smo značajku PDF šifriranja i utvrdili da koristi i 128-bitnu AES enkripciju na Officeu 2016.

POVEZANO: Što je šifriranje i zašto ga se ljudi boje?

Dvije su velike stvari na koje morate paziti. Prvo, sigurne su samo lozinke koje u potpunosti šifriraju dokument. Office vam također omogućuje da postavite lozinku na "Ograniči uređivanje" datoteke - u teoriji, omogućavajući ljudima da vide datoteku, ali je ne mogu uređivati ​​bez lozinke. Ova vrsta lozinke može se lako provaliti i ukloniti, što ljudima omogućuje uređivanje datoteke.

Također, Officeova enkripcija dobro funkcionira samo ako spremate u moderne formate dokumenata poput .docx. Ako spremite u starije formate dokumenata poput .doc - koji su kompatibilni s Officeom 2003 i starijim - Office će koristiti stariju, nesigurnu verziju šifriranja.

No, dok god datoteke spremate u moderne formate sustava Office i koristite opciju "Šifriraj lozinkom" umjesto opcije "Ograniči uređivanje", vaši bi dokumenti trebali biti sigurni.

Kako zaštititi Office dokument lozinkom

Da biste Officeov dokument zaštitili lozinkom, prvo ga otvorite u programu Word, Excel, PowerPoint ili Access. Kliknite izbornik "Datoteka" u gornjem lijevom kutu zaslona. U oknu s informacijama kliknite gumb "Zaštiti dokument" i odaberite "Šifriraj lozinkom".

Gumb je samo u programu Microsoft Word nazvan "Zaštiti dokument", ali u drugim je aplikacijama nazvan slično. Potražite “Protect Workbook” u programu Microsoft Excel i “Protect Presentation” u programu Microsoft PowerPoint. U programu Microsoft Access na kartici Informacije vidjet ćete samo gumb "Šifriraj lozinkom". Koraci će inače raditi isto.

NAPOMENA: Ako želite ograničiti samo uređivanje dokumenta, ovdje možete odabrati „Ograniči uređivanje“, ali kao što smo rekli, to nije baš sigurno i lako se može zaobići. Bolje je šifrirati cijeli dokument, ako možete.

POVEZANO: Kako stvoriti snažnu lozinku (i zapamtiti je)

Unesite lozinku s kojom želite šifrirati dokument. Ovdje ćete željeti odabrati dobru lozinku. Slabe lozinke mogu se lako pogoditi lomljenjem softvera ako netko dobije pristup dokumentu.

Upozorenje : Izgubit ćete pristup dokumentu ako ikada zaboravite lozinku, pa ga čuvajte! Microsoft savjetuje da zapišete ime dokumenta i lozinku i čuvate ga na sigurnom mjestu.

Kada je dokument šifriran, na zaslonu s informacijama vidjet ćete poruku "Za otvaranje ovog dokumenta potrebna je lozinka".

Sljedeći put kada otvorite dokument, vidjet ćete okvir "Unesite lozinku za otvaranje datoteke". Ako ne unesete ispravnu lozinku, uopće nećete moći pregledati dokument.

Da biste uklonili zaštitu lozinkom s dokumenta, kliknite gumb "Zaštiti dokument" i ponovo odaberite "Šifriraj lozinkom". Unesite praznu lozinku i kliknite "U redu". Office će ukloniti lozinku iz dokumenta.

Kako stvoriti PDF datoteku zaštićenu lozinkom

Možete i izvesti Officeov dokument u PDF datoteku i zaštititi je PDF datotekom lozinkom. PDF dokument šifrirat će se zaporkom koju navedete. Iz nekog razloga to radi u programu Microsoft Word, ali ne i u programu Excel.

Da biste to učinili, otvorite dokument u programu Microsoft Word, kliknite gumb izbornika "Datoteka" i odaberite "Izvoz". Kliknite gumb "Izradi PDF / XPS" za izvoz dokumenta u PDF datoteku.

Kliknite gumb "Opcije" na dnu dijaloškog prozora za spremanje koji će se pojaviti. Na dnu prozora s opcijama omogućite opciju "Šifriraj dokument lozinkom" i kliknite "U redu".

Unesite lozinku s kojom želite šifrirati PDF datoteku, a zatim kliknite "U redu".

Kad završite, unesite naziv PDF datoteke i kliknite gumb "Objavi". Office će izvoziti dokument u PDF datoteku zaštićenu lozinkom.

Upozorenje : Ako zaboravite lozinku, nećete moći vidjeti PDF datoteku. Obavezno ga pratite ili ćete izgubiti pristup svojoj PDF datoteci.

Kada je otvorite, morat ćete unijeti lozinku PDF datoteke. Na primjer, ako PDF datoteku otvorite u zadanom PDF pregledniku Microsoft Edge - Windows 10 - od vas će se tražiti da unesete lozinku prije nego što je možete pregledati. To također radi u drugim čitačima PDF-a.

Ova značajka može pomoći u zaštiti posebno osjetljivih dokumenata, posebno kada ih pohranjujete na USB pogon ili u internetsku uslugu za pohranu poput Microsofta OneDrive.

Šifriranje cijelog diska poput Šifriranja uređaja i BitLocker na računalu sa sustavom Windows ili FileVault na Macu sigurnije je i bezbolnije za zaštitu svih dokumenata na računalu, posebno ako je računalo ukradeno.